Юридическое лицо имеет право перечислять денежные средства подотчетному лицу. Главное в этой процедуре правильно оформить платежку. В противном случае вас ожидают длительные разбирательства с налоговыми органами. Но как правильно оформить назначение платежа подотчетному лицу?
Законодательство напрямую не разрешает проводить платежи подотчетным лицам. Но существует письмо Министерства финансов №03-11-11/42288, в котором предоставляется решения на выполнение подобных платежей.
Осуществлять перевод денежных средств можно на карточный банковский счет подотчетного лица. При этом вид карты не имеет значения. Деньги одинаково просто будут перечислены как на личную, так и корпоративную карту.
Создавая платеж на перевод, стоит особое внимание обратить на поле «Назначение платежа». Бывали случали, когда отправитель указывал правильные реквизиты, но при этом допускал ошибки в назначении платежа. В результате предприятиям приходилось тратить дополнительные средства для решения проблемы. А иногда такой платеж просто аннулировали.
Чтобы назначение платежа на хозяйственные нужды было оформлено правильно, следует соблюдать стандартный порядок:
Кроме того, в поле, где указывается назначение платежа в подотчет на карту, следует вписать ФИО получателя, а также номер и дату создания приказа, на основании которого переводятся денежные средства. Такая формулировка позволит избежать проблем с контролирующими органами.
Если в процессе оформления назначения платежного поручения были допущены ошибки, события могут развиваться по 2 сценариям:
Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.
В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.
Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:
Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:
В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог.
Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.
Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.
Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства ( ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N ).
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике ( ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N , от 05.10.2012 N ). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов ( Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания ( Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам ( Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N , апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате ( Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ТК РФ ( Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 94
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке ( ТК РФ).
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
- . НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- . Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Практически каждая организация в своей работе использует наличные денежные средства. Просто так выдать деньги из кассы запрещено. Как правило, такая необходимость возникает, когда встает вопрос о командировках, возмещении каких-либо затрат сотрудникам. Для того, чтобы выдать денежные средства из кассы необходимо оформить авансовый отчет. Сделать это можно и на карту банка.
В настоящее время безналичные переводы все больше приобретают популярность. Выдачи денежных средств по безналу тоже не исключение, бухгалтеру зачастую гораздо удобнее рассчитаться с сотрудником на карту для выдачи подотчета. Законодательная база говорит нам лишь про наличные операции и регулируется Указанием ЦБ РФ 3210-У от 11.03.2014г.В свою очередь же Министерство финансов и казначейство пришли к выводу, что не запрещено переводить подотчетные деньги на карту. Главное, чтобы работник отчитался после их расхода.
Нормативными и локальными актами строго оговорены расходы, которые можно возместить сотрудникам, выдав денежные средства подотчет. К ним относятся:
Процесс оформление подотчетной суммы состоит из следующих этапов:
1.Средства могут быть выданы по авансовому отчету, которые составляет бухгалтер на конкретное лицо, сотрудника организации либо из кассы или безналичным перечислением
2.После того, как сотрудником будет потрачен аванс, он должен предоставить подтверждающие документы в бухгалтерию
Порядок перечисления денежных средств на карту ничем не отличается от порядка выдачи из кассы. Единственное необходимо заранее предусмотреть ряд условий:
Важно! Главное соблюсти все условия для перечисления средств на карту сотрудника, чтобы избежать лишних вопросов от налоговой и банка.
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами 51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |
ООО «Ромашка»
ИНН 920987567,КПП 2356789,г.Москва,ул.Знаменская,д.13
Распоряжение №38
О перечислении денежных средств под отчет на карту
С целью сокращения оборота наличных денежных средств в кассе предприятия, начиная с 1 сентября 2019г. выдавать денежные суммы подотчет сотрудникам исключительно безналичным перечислением. Выдачу производить путем перечисления на банковскую карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.
Получение наличных средств допускается только лишь по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
Выдачу денежных средств производить в течении трех рабочих дней, с момента предоставления заявления в бухгалтерскую службу.
Всем работникам организации ознакомиться с приложением №1 к данному распоряжению – форма заявления на выдачу под отчет.
Контроль за исполнением возлагаю на главного бухгалтера Петрову О.П.
Заполнение платежного поручения очень важный этап, в котором лучше не допускать ошибок:
1.При обнаружении ошибки, банковский работник вправе отказать в проведении платежа
2.Из-за нарушения сроков перечисления денежных средств сотрудник организации не сможет вовремя отправиться в командировку.
3.Если в назначении не указать, что это подотчетные деньги, налоговая может расценить это как полученный доход и затребовать обложить его налогом в 13%
Очень часто сотрудники, по незнанию или каким-либо другим причинам, нарушают последовательность в оформлении документов и могут потратить собственные средства на нужны предприятия не оформив как полагается выдачу.
Важно! В данной ситуации, при нарушении выше указанной последовательности, потраченные личные денежные средства никак не относятся в подотчетным.
Объяснить это можно тем, что в этой ситуации сотрудник действовал от своего имени, нет гарантии, что руководитель посчитает затрату данных средств целесообразной. На деле получается, что работник самолично принял решение, не получив согласия от начальства.
Например, такая история могла возникнуть, когда после длительных переговоров менеджер предложил поужинать клиенту и оплатил поход в ресторан и теперь хочет возмещения затрат. Поэтому прежде чем тратить свои деньги, напишите заявление в бухгалтерию на выдачу подотчета, после чего подтвердите его документально.
Если руководитель одобряет возмещение понесенных затрат, тогда на предприятии должен быть издан приказ или распоряжение о выплате компенсации работнику.
Для того, что бы контролирующие органы не имели повод для претензий, тогда на предприятии издается общий приказ, в котором отражается порядок возмещения подобных затрат. В приказе указывается максимальная сумма, которую подотчетные лица могут потратить, на какие цели, срок, в течении которого будет произведено возмещение затрат.
Важно! Приказ в обязательном порядке заверяется руководителем предприятия, а так же проставляют свою подпись все заинтересованные лица, что свидетельствует, что они ознакомлены с данным приказом.
Действия бухгалтера при получении документов для произведения возмещения затрат сотруднику:
Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.
В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).
Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.
На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.
Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:
Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:
Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).
Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.
Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .
Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса - Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.
Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты - Стандартные отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.
Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:
Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.
Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:
Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:
В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.
Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.
Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:
Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.
ВниманиеГотовое обращение передаем руководителю.
Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.
При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.
Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.
В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.
Многие организации и учреждения в последнее время не выдают работникам авансы на командировки и хозяйственные расходы наличными деньгами, а перечисляют их на "зарплатные" банковские карты сотрудников.
Бухгалтеры считают, что это выгодней - не нужно получать наличные средства в банке и платить за это комиссию, нести риски связанные с транспортировкой денег, их хранением и выдачей. Удобнее, имея программу «банк-клиент», отправить средства на карту сотруднику.
В 2006 г. Банк России отмечал, что его нормативными актами не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408 ).
Позднее позиция Банка России значительно смягчилась. В письмах от 24.12.2008 N 14-27/513 и от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 Банк России отметил, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.
Прямого запрета на перечисление авансов на командировки и средств на хозяйственные расходы на банковские счета работников законодательство РФ не содержит. Не предусмотрена и ответственность работодателя за подобные действия. Контролирующие органы в последнее время стали рекомендовать учреждениям и организациям именно безналичные расчеты. Так, в письме от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 Минфин России разъяснил, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства (ст. 168 ТК РФ). Одновременно данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание "зарплатных" карт.
Аналогичная позиция изложена для учреждений, которые обслуживает Федеральное казначейство. Казначейство России в письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 "По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц" также указало, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на "зарплатные" карты работников - физических лиц не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке РФ (Банке России)". Поэтому у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на "зарплатные" карты своих работников (физических лиц).
Для учреждений Минфин России издал письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О целесообразности введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников», в котором рекомендовал вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы использовать банковские дебетовые карты.
В ст. 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Но в ст. 168 ТК РФ речь идет о возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, а не о перечислении подотчетных денежных средств на командировочные расходы.
(положении о командировках, правилах внутреннего трудового распорядка и т.п.) и ознакомить с соответствующими локальными актами работников под роспись.
При перечислении средств в назначении платежа необходимо указывать формулировки типа "на командировочные расходы", "на хозяйственные нужды", «пополнение счета подотчетного лица» и т.д. Это позволит уменьшить риски того, что сотрудники ФНС, ФСС и ПФР расценят поступившие на карту суммы как зарплату и доначислят НДФЛ и страховые взносы.
У бухгалтеров возникает вопрос: а нужно ли получать заявление от работника, если деньги он получает не наличными, а на "зарплатную" карту? Дело в том, что п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П, указывает, что денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. И уже на основании этого заявления бухгалтерия оформляет расходный ордер.
Некоторые авторы считают, что на ситуации перечисления безналичным путем авансов Положение N 373-П не распространяется (см. Е. Ситникова, "Незарплатные" авансы на личные карточки работников: оформляем и избегаем рисков. "Бухгалтерия и банки", N 5, май 2012 г.). По мнению автора, не лишним будет в форме заявления работника о выдаче подотчетных сумм, которые применяет организация или учреждение, указать, что деньги следует перечислить безналичным путем на «зарплатную» карту работника.
В п. 4.4 Положения от 12.10.2011 N 373-П также содержится положение о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Следует также подумать и о том, каким образом при безналичных расчетах работник будет вносить остаток неизрасходованных денежных средств, полученных авансом. Оптимальным было бы внесение работником этих сумм наличными в кассу, например, после командировки. Но, возможно, что организация будет идти более сложным путем и удерживать перерасход из заработной платы работника. Если сумма долга окажется значительной, могут возникнуть проблемы. Так ст. 137 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом речи об удержании подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды, в ТК РФ нет. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размер удержания. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0 указал, чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие. Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.
Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% от суммы, причитающейся к выплате.
Пример
Работнику перечислили на «зарплатную» карту под отчет на предстоящие командировочные расходы 7000 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленный срок авансовый отчет и не возвратил сумму в кассу. В организации был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника составляет 5000 руб. Для простоты начисление налогов от заработной платы не рассматриваем.
Бухгалтер данные операции должен отразить так:
Дебет 71 Кредит 51
- 7000 руб. - перечислена под отчет сумма на командировочные расходы;
По истечении установленного срока для возврата долга:
Дебет 94 Кредит 71
- 7000 руб. - отражена как недостача подотчетная сумма, отчет по которой не представлен в установленный срок.
Дебет 73-2 Кредит 94
- 7000 руб. - отражена задолженность работника по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя;
Поскольку задолженность превышает сумму возможного удержания из заработной платы за один месяц, в учете нужно сделать такие записи:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 70
- 5000 руб. - начислена заработная плата работнику;
Дебет 70 Кредит 68
- 650 руб. (5000 x 13%) - удержан налог на доходы из заработной платы;
Максимально возможная сумма, которая может быть удержана из заработка работника при каждой выплате, составит 870 руб. (5 000 руб. - 650 руб.) x 20%, где 650 руб. - НДФЛ.
Дебет 70 Кредит 73-2
- 870 руб. ((5000 - 650) x 20%) - удержана часть задолженности по невозвращенным подотчетным суммам;
Дебет 70 Кредит 50, 51
- 3480 руб. (5000 - 650 - 870) - выплачена заработная плата работнику с учетом сумм удержаний.
Удержания будут производиться до полного погашения долга.
Если работник оспаривает удержание, или месячный срок для издания распорядительного документа об удержании пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Сумма может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, которые выдаются судом на основании принятого им решения. Если администрация не предприняла никаких мер по взысканию долга, и работник задолженность не оспаривает, задолженность, по мнению налоговых инспекторов, включается в совокупный доход, полученный в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности (ст. 210 НК РФ). При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет налог на доходы физических лиц.
Внимание . Банк, в котором обслуживается карта работника, может удерживать различные комиссии, например, за выдачу наличных через банкомат. Следует позаботиться о том, чтобы документально подтвердить данные расходы с целью принятия их организацией в бухгалтерском учете и для целей исчисления налога на прибыль.
Пример
Командированному работнику на его личный банковский карточный счет организацией перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы. При расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взималась комиссия 500 руб.
По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет и указал в составе расходов удержанную банком комиссию. Факты зачисления денежных средств на счет работника, снятия денежных средств и сумм комиссии подтверждены чеками банкоматов и выпиской по счету карты работника, заверенной в обслуживающем карту банке.
Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень таких расходов является открытым, однако данные расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения № 749). В рассматриваемой ситуации работодатель обязан возместить работнику расходы в виде комиссии банка.
Расходы по уплате комиссии банка в целях бухгалтерского учета являются для организации прочими расходами. В данном случае указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/ 99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг банка по выдаче денежных средств учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В данном случае их следует признать на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). Компенсация расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не является объектом налогообложения по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
И последнее, если работник оплачивает билеты, гостиницу или иные расходы через Интернет посредством личной банковской карты, то он должен предоставить выписку со своей банковской карты, в которой четко указана дата и сумма проведения оплаты расходов (письма Минфина России от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 18.01.2010 N 03-03- 07/2). Для подтверждения расходов он может представлять чеки электронного терминала (письма Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24, от 01.07.2010 N 03-03-07/23).
Таким образом, если сотрудник направлен в командировку, то перечисление ему аванса на карту оправдано. Возврат неиспользованных сумм возможен путем удержаний, производимых работодателем из заработной платы на законных основаниях.
Если же сотрудник регулярно получает деньги на хозяйственные нужды и отвечает за закупку каких-то ценностей, то имеет смысл оформить для него корпоративную дебетовую карту , которой он будет пользоваться регулярно при расчетах с юридическими лицами, магазинами и др. Прямого запрета на перечисления ему сумм на «зарплатную» карту нет, но с удержаниями на законных основаниях могут возникать проблемы.
При выдаче денежных средств безналичным путем (авансов или перерасхода) возникает некоторая проблема с оформлением авансового отчета. Дело в том, что типовая унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55, не содержит реквизитов для отражения безналичных операций. Когда применение унифицированных форм было обязательным в силу требований ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и ст. 252 НК РФ, Минфин России в письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414 в отношении формы N АО-1 "Авансовый отчет" высказал мнение о том, что организация вполне может дополнить унифицированную форму дополнительными реквизитами (строками, графами). При этом удалять никакие обязательные реквизиты унифицированной формы ранее не рекомендовалось. Разработанную компанией форму было рекомендовано утвердить в качестве приложения к учетной политике.
С 01.01.2013 по правилам Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" применение ранее утвержденных Росстатом унифицированных формы первичных учетных документов не является обязательным. Важно, чтобы в документе содержались все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, и форма документов была утверждена нормативным документом организации, например, в качестве приложения к учетной политике.
Вместе с тем в ряде писем, подготовленных после 2013 г., Минфин России отмечает, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971, от 6 марта 2013 г. N 03-03-06/1/6700, Информация Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 и др. ). В частности, Минфин против внесения изменений в кассовые документы, документы по учету труда и др.
Напомним, что в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. Если руководитель организации утвердит такие формы в качестве документов, применяемой в организации, то такая форма подлежит применению и, соответственно, будет являться первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни.
